Faktura VAT to podstawowy dokument sprzedażowy w polskim biznesie. Błędnie wystawiona może skutkować odrzuceniem przez kontrahenta, zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT lub karą ze strony urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co musi zawierać faktura i jak jej unikać najczęstszych błędów.
Obowiązkowe elementy faktury VAT
Zgodnie z ustawą o VAT (art. 106e) faktura musi zawierać:
- datę wystawienia faktury
- kolejny numer faktury, nadany w ramach serii
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy + adresy
- NIP sprzedawcy i nabywcy (lub inny numer identyfikacyjny)
- datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli różna od daty wystawienia)
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową netto
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług netto
- stawkę podatku (23%, 8%, 5%, 0%, ZW)
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto dla każdej stawki
- kwotę należności ogółem (wartość brutto)
Terminy wystawiania faktury
Faktura VAT powinna być wystawiona:
- Zasada ogólna: nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą/usługą i nie później niż 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania
- Faktura na żądanie osoby fizycznej (bez VAT): do 3 miesięcy od wykonania, jeśli nabywca zażąda w ciągu 3 miesięcy
- Faktura zaliczkowa: do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu otrzymania zapłaty
Stawki VAT w Polsce w 2026 roku
- 23% — stawka podstawowa (większość towarów i usług)
- 8% — budownictwo, gastronomia, niektóre usługi remontowe, część leków
- 5% — podstawowe artykuły spożywcze, książki, e-booki, leki Rp
- 0% — eksport towarów, WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów)
- ZW — zwolnienie (usługi medyczne, finansowe, edukacyjne, wynajem mieszkań)
Faktura korygująca — kiedy i jak wystawić
Fakturę korygującą wystawia się gdy:
- udzielono rabatu lub obniżki po wystawieniu faktury
- zwrócono towary lub zwrócono nabywcy całość lub część zapłaty
- stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku
Faktura korygująca musi zawierać: wyraz „KOREKTA" lub „FAKTURA KORYGUJĄCA", numer i datę faktury korygowanej, przyczynę korekty oraz właściwe kwoty (korygowane i prawidłowe). Od 2022 roku obowiązuje KSeF (Krajowy System e-Faktur) — docelowo obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT od 2025/2026.
Przechowywanie faktur
Faktury VAT należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury można przechowywać wyłącznie elektronicznie — wydruki nie są obowiązkowe, jeśli formujesz oryginały cyfrowe.
Sprawdź kalkulator VAT i przelicz stawki: kalkulator VAT na Liczbnik.pl