Koszty firmowe — co można odliczyć od podatku 2026 | Liczbnik

To zależy od sposobu użytkowania. Jeśli telefon jest używany wyłącznie do celów firmowych i można to udowodnić (np. brak prywatnych połączeń, oddzielna karta SIM firmowa), można wliczyć 100% kosztów. Przy użytku mieszanym (prywatnym i firmowym) organy podatkowe przyjmują, że firmowy udział wynosi 75% — taki procent wartości telefonu i rachunków można zaliczyć do kosztów. Wartość telefonu powyżej 10 000 zł należy amortyzować, a nie jednorazowo wrzucić w koszty.

Tak, koszty szkoleń i kursów zawodowych bezpośrednio związanych z wykonywaną działalnością są kosztem uzyskania przychodu w 100%. Dotyczy to kursów językowych (jeśli język jest niezbędny w pracy), szkoleń branżowych, kursów specjalistycznych, konferencji i seminariów. Ważne jest, aby szkolenie miało związek z przychodami z działalności. Kurs prawa jazdy na samochód osobowy nie jest generalnie uznawany za koszt firmowy, chyba że przedsiębiorca prowadzi np. firmę transportową.

To zależy. Wydatki na posiłki lub napoje w restauracji podczas spotkań biznesowych z kontrahentem mogą być kosztem, jeśli mają charakter reklamowy lub promocyjny — czyli jeśli spotkanie służy zdobyciu klienta lub omówieniu warunków współpracy. Nie są kosztem wydatki na alkohol oraz te, które mają charakter wystawnej reprezentacji (luksusy, kolacje w ekskluzywnych restauracjach z elementami show). Granica jest rozmyta i bywa kwestionowana przez urzędy skarbowe — warto zachować dokument opisujący cel spotkania.

Przy samochodzie osobowym używanym do celów mieszanych (prywatnie i firmowo) można odliczyć 75% kosztów eksploatacyjnych (paliwo, serwis, ubezpieczenie OC/AC, myjnia, opłaty parkingowe). Odliczenie 100% kosztów jest możliwe tylko przy wyłącznie firmowym użytku — wymaga to prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) oraz zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. Odpisy amortyzacyjne dla samochodu osobowego są ograniczone do wartości 150 000 zł.

Tak, jeśli wydzielona część mieszkania jest przeznaczona wyłącznie na potrzeby działalności. Koszt stanowi proporcjonalna część czynszu i mediów (wyliczona jako udział powierzchni biurowej w całkowitej powierzchni mieszkania). Przykład: biuro zajmuje 20 m² z 80 m² mieszkania — do kosztów firmowych można zaliczyć 25% czynszu i mediów. Organy podatkowe mogą kwestionować odliczenia jeśli nie istnieje wyodrębnione pomieszczenie (trudno udowodnić wyłączny użytek biurowy narożnika salonu).

Ewidencja przebiegu pojazdu (popularnie: kilometrówka) to dokument rejestrujący każdy przejazd samochodem w celach firmowych: datę, cel, trasę, odległość w km, stan licznika. Jest wymagana do odliczania 100% kosztów eksploatacji samochodu osobowego przy wyłącznie firmowym użytku. Bez ewidencji urząd skarbowy może zakwestionować pełne odliczenie i ograniczyć je do 75%. Ewidencja musi być prowadzona na bieżąco — uzupełnianie jej wstecznie jest ryzykowne i może być uznane za sfałszowanie dokumentów.

Składki społeczne ZUS (emerytalna, rentowa, wypadkowa, chorobowa) są kosztem uzyskania przychodu lub alternatywnie odliczane od dochodu. Składka zdrowotna ZUS od 2022 roku co do zasady nie jest kosztem uzyskania przychodu (przy skali podatkowej i liniowym), z wyjątkiem częściowego odliczenia dla liniowców (do 10 200 zł rocznie) i ryczałtowców (50% składki). To jedna z najważniejszych zmian Polskiego Ładu, która istotnie podniosła rzeczywiste obciążenia podatkowe przedsiębiorców.

Dokumenty podatkowe, w tym faktury kosztowe, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykładowo: faktury z 2026 roku należy przechowywać do końca 2032 roku. Dokumenty związane z amortyzacją środków trwałych powinny być przechowywane przez cały okres amortyzacji plus 5 lat. Dokumenty możesz przechowywać w formie elektronicznej (skany) — muszą być czytelne i integralne (niezmodyfikowane).

Prezenty dla kontrahentów mogą być kosztem, jeśli mają charakter reklamowy — np. są oznakowane logo firmy lub służą promocji. Przepisy nie wykluczają wprost prezentów, ale wydatki na reprezentację (wystawne upominki bez związku z reklamą) nie są kosztem. W praktyce drobne gadżety reklamowe (notesy, długopisy, kalendarze z logo) są powszechnie zaliczane do kosztów. Alkohol nigdy nie jest kosztem firmowym, nawet jeśli jest prezentem biznesowym.

Co do zasady zakup odzieży nie jest kosztem uzyskania przychodu — ubrania to wydatek osobisty. Wyjątki dotyczą: odzieży roboczej i ochronnej (wymaganej przepisami BHP), mundurów służbowych z widocznym logo firmy oraz specjalistycznej odzieży niezbędnej do wykonywania konkretnego zawodu (strój kucharski, fartuch lekarski, odzież ochronna dla pracownika budowlanego). Zwykłe garnitury, koszule i buty kupowane do pracy nie są kosztem, nawet jeśli są używane wyłącznie w pracy — tak orzekają sądy administracyjne.