Wykorzystywanie samochodu do celów służbowych można rozliczyć w kosztach firmy na kilka sposobów. Jednym z nich jest kilometrówka — rozliczenie oparte na liczbie przejechanych kilometrów i ustalonej stawce za kilometr. To rozwiązanie szczególnie istotne, gdy używasz auta prywatnego w działalności.
Czym jest kilometrówka?
Kilometrówka to metoda obliczania kosztu używania pojazdu, który nie jest środkiem trwałym firmy. Mnożysz liczbę przejechanych kilometrów w celach służbowych przez stawkę za kilometr. Wynik stanowi limit kosztu, jaki możesz ująć w rozliczeniu.
Stawki za kilometr
Stawka zależy od rodzaju i pojemności pojazdu. Dla samochodów osobowych obowiązują dwie stawki — niższa dla pojemności do 900 cm³ i wyższa powyżej tej granicy. Dla motocykli i motorowerów obowiązują osobne, niższe stawki.
- samochód osobowy do 900 cm³ — stawka niższa,
- samochód osobowy powyżej 900 cm³ — stawka wyższa,
- motocykl — stawka pośrednia,
- motorower — stawka najniższa.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Aby rozliczyć kilometrówkę, musisz prowadzić ewidencję przebiegu. Powinna ona zawierać:
- dane pojazdu i jego pojemność,
- datę i cel każdej podróży,
- liczbę przejechanych kilometrów,
- stawkę za kilometr i wartość kosztu.
Przykład rozliczenia
- W miesiącu przejechałeś służbowo 800 km autem o pojemności powyżej 900 cm³.
- Mnożysz kilometry przez stawkę wyższą za kilometr.
- Otrzymujesz limit kosztu, który możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
- Pamiętaj, że limit dotyczy faktycznie poniesionych wydatków — kilometrówka wyznacza górny pułap.
Auto firmowe vs prywatne
Jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, nie stosujesz kilometrówki — rozliczasz wówczas amortyzację, paliwo i serwis według innych zasad (często z limitem 75% kosztów eksploatacji dla aut osobowych używanych też prywatnie). Kilometrówka dotyczy głównie pojazdów prywatnych używanych w firmie.
Najczęstsze pytania
- Czy mogę rozliczyć paliwo bez ewidencji? Nie — bez ewidencji przebiegu nie udokumentujesz służbowego charakteru jazdy.
- Czy kilometrówka obejmuje dojazd do pracy? Nie — dotyczy podróży służbowych, nie dojazdu do stałego miejsca działalności.
- Co z VAT od paliwa? Odliczenie VAT od pojazdów osobowych jest ograniczone, najczęściej do 50%.
Podsumowanie
Kilometrówka pozwala rozliczyć prywatne auto w firmie, ale wymaga skrupulatnej ewidencji przebiegu. Wybór między kilometrówką a wprowadzeniem auta do środków trwałych zależy od skali użytkowania i kosztów.
Stan prawny na 2026 rok — stawki i zasady rozliczania pojazdów bywają aktualizowane, dlatego sprawdź aktualne przepisy przed rozliczeniem.
Oblicz koszt przejazdu i limit kilometrówki w kalkulatorze kosztów samochodu, aby precyzyjnie rozliczyć firmowe przejazdy.