Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to podstawowa forma ewidencji podatkowej dla przedsiębiorców opodatkowanych podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych (skala podatkowa 12%/32%) lub podatkiem liniowym (19%). W 2026 roku prowadzi ją ok. 2 milionów polskich przedsiębiorców. Wyjaśniamy, jak ją prawidłowo wypełniać.
Kto musi prowadzić KPiR
KPiR prowadzą osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą opodatkowane:
- podatkiem dochodowym według skali (12%/32%)
- podatkiem liniowym (19%)
Nie prowadzą KPiR: osoby rozliczające się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, karty podatkowej (uchylona) oraz firmy prowadzące pełną księgowość (KRS, spółki z o.o.).
Struktura KPiR — 17 kolumn
Standardowy druk KPiR zawiera 17 kolumn. Kluczowe:
- Kolumna 1 — numer porządkowy wpisu
- Kolumna 2 — data zdarzenia
- Kolumna 3 — numer dowodu (faktury, rachunku)
- Kolumna 4 — nazwa kontrahenta
- Kolumna 7 — sprzedaż towarów i usług (PRZYCHÓD)
- Kolumna 10 — zakup towarów handlowych i materiałów (KUP)
- Kolumna 11 — inne koszty uzyskania przychodów
- Kolumna 15 — uwagi / komentarze
Co wpisywać jako przychód (kolumna 7)
Przychód wpisuje się w dacie wystawienia faktury lub w dacie faktycznego wykonania usługi (co nastąpiło wcześniej), nawet jeśli płatność jeszcze nie wpłynęła. Wpisuje się kwotę netto (bez VAT), jeśli jesteś vatowcem. Jeśli jesteś zwolniony z VAT — wpisujesz kwotę brutto.
Co wpisywać jako koszty
Koszty wpisuje się w dacie otrzymania faktury lub w dacie zapłaty (dla niektórych typów kosztów). Klasyfikacja:
- Kolumna 10 — zakup towarów do odsprzedaży, surowców do produkcji
- Kolumna 11 — koszty uboczne zakupu, usługi obce, media, czynsz, telefon, paliwo, wynagrodzenia
- Kolumna 13 — wynagrodzenia wypłacone w gotówce lub naturze
Najczęstsze błędy w KPiR
- Wpisywanie kosztów prywatnych (np. paliwo na wakacje) jako koszty firmowe
- Pomijanie terminu wpisania — KPiR musi być aktualna na bieżąco (do 20. dnia następnego miesiąca)
- Wpisywanie VAT-u jako kosztu przez czynnych podatników VAT
- Brak numeracji ciągłej (numeracja musi być narastająca przez cały rok)
- Zaliczanie do KUP wydatków bez faktury (paragon powyżej 450 zł bez NIP nie jest kosztem)
KPiR w programie księgowym a papierowa
Prawnie dozwolone jest zarówno prowadzenie KPiR papierowej (wydruk wzoru z rozporządzenia), jak i elektronicznej (programy: inFakt, wFirma, Fakturownia, Symfonia). Programy automatycznie numerują wpisy i obliczają dochód. Nie trzeba drukować — wystarczy możliwość wydruku na żądanie US.
Oblicz podatek z działalności na podstawie KPiR: kalkulator podatku PIT na Liczbnik.pl