Wyjazd służbowy wiąże się z kosztami — nocleg, wyżywienie, przejazd. Polskie prawo pracy precyzyjnie określa, jakie należności przysługują pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Prawidłowe obliczenie diety i ryczałtów pozwala uniknąć błędów w rozliczeniu zarówno pracownikowi, jak i działowi kadr.
Dieta krajowa 2026 — ile wynosi?
Podstawowa stawka diety za dobę podróży krajowej wynosi w 2026 roku 45 zł (po podwyżce rozporządzenia Ministra Pracy). Dieta ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia podczas wyjazdu.
Sposób naliczania diety krajowej zależy od czasu trwania podróży:
- Do 8 godzin: brak diety (dieta nie przysługuje)
- 8–12 godzin: 50% diety = 22,50 zł
- Powyżej 12 godzin: pełna dieta = 45 zł
- Każda kolejna doba: pełna dieta 45 zł za dobę pełną, 22,50 zł za niepełną dobę trwającą do 8 godzin, pełna za 8 godzin lub więcej
Ryczałt za nocleg — krajowy
Jeśli pracodawca nie zapewnia pracownikowi bezpłatnego noclegu, przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety = 67,50 zł za noc. Ryczałt nie przysługuje, gdy koszty noclegu ponosi pracodawca bezpośrednio lub gdy pracownik wróci do domu w tym samym dniu.
Dieta zagraniczna — stawki według kraju
Diety zagraniczne są wyższe i zróżnicowane w zależności od kraju docelowego. Ustalane są rozporządzeniem Ministra Pracy. Przykłady stawek na 2026 rok:
- Niemcy: 49 EUR / dobę
- Wielka Brytania: 45 GBP / dobę
- Francja: 50 EUR / dobę
- USA: 59 USD / dobę
- Ukraina: 35 EUR / dobę
Zasada naliczania jest analogiczna do krajowej: do 8 godzin — brak diety, 8–12 godzin — 50% stawki, powyżej 12 godzin — pełna stawka.
Zwrot kosztów przejazdu
Pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów przejazdu środkami transportu publicznego. Jeśli pracownik korzysta z własnego samochodu prywatnego (ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych), stawka wynosi:
- 0,89 zł / km dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm³
- 1,15 zł / km dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm³
Limit kilometrów do rozliczenia ustalany jest w umowie z pracodawcą lub regulaminie wewnętrznym.
Jak prawidłowo rozliczyć delegację?
Pracownik po powrocie z delegacji zobowiązany jest złożyć rozliczenie kosztów podróży wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki (bilety, faktury za noclegi). Niedochowanie terminu (zazwyczaj 14 dni) może skutkować odmową zwrotu wydatków.
Ważne: diety i ryczałty w części wolne są od podatku PIT i składek ZUS, ale tylko do ustawowych limitów. Nadwyżka ponad limit staje się przychodem pracownika i jest opodatkowana.
Kalkulator diety krajowej Liczbnik
Nasz kalkulator automatycznie oblicza należną dietę (krajową i zagraniczną), ryczałt za nocleg oraz całkowite należności za delegację — wystarczy podać daty i godziny wyjazdu i powrotu oraz kraj docelowy.
Oblicz swoje należności: Kalkulator diety za delegację 2026 →