Pracownicy, którzy regularnie używają prywatnego samochodu do codziennych, lokalnych zadań służbowych — wizyt u klientów, dojazdów między oddziałami czy obsługi terenowej — mogą rozliczać te koszty na dwa sposoby: poprzez kilometrówkę (faktyczny przebieg) lub ryczałt samochodowy (stała miesięczna kwota). Ryczałt jest wygodniejszy administracyjnie, jednak ma swoje ograniczenia. Sprawdź, jak działa i kiedy się opłaca.
Na czym polega ryczałt samochodowy?
Ryczałt samochodowy (zwany też ryczałtem za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych) to stała miesięczna kwota, którą pracodawca wypłaca pracownikowi bez konieczności prowadzenia szczegółowej ewidencji każdego wyjazdu. Kwota ta jest wolna od podatku dochodowego i składek ZUS — pod warunkiem, że nie przekracza ustawowego limitu.
Ryczałt dotyczy wyłącznie przejazdów lokalnych (w obrębie miejsca pracy i okolicy), nie delegacji. Podróże służbowe poza stałe miejsce pracy rozliczane są osobno — jako delegacja z ewidencją przebiegu.
Miesięczne limity ryczałtu w 2026 roku
Limity kilometrów, do których przysługuje zwolnienie podatkowe, zależą od liczby mieszkańców miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:
- Do 100 000 mieszkańców: 300 km/miesiąc
- Od 100 001 do 500 000 mieszkańców: 500 km/miesiąc
- Powyżej 500 000 mieszkańców: 700 km/miesiąc
Kwotę ryczałtu oblicza się, mnożąc limit kilometrów przez stawkę za km wynikającą z rozporządzenia (tę samą, co przy kilometrówce).
Przykładowe obliczenie ryczałtu samochodowego
Pracownik w Warszawie (powyżej 500 tys. mieszkańców) używa samochodu o pojemności 1400 cm³.
- Stawka za km: 1,15 zł
- Limit km: 700 km/miesiąc
- Ryczałt miesięczny: 700 km × 1,15 zł = 805 zł/miesiąc — wolne od podatku i ZUS
Pracownik w mieście do 100 000 mieszkańców, auto do 900 cm³:
- Stawka za km: 0,89 zł
- Limit km: 300 km/miesiąc
- Ryczałt: 300 × 0,89 = 267 zł/miesiąc
Ryczałt a kilometrówka — co się bardziej opłaca?
Wybór między ryczałtem a kilometrówką zależy od faktycznego przebiegu i potrzeb pracownika:
- Ryczałt jest lepszy, gdy pracownik regularnie jeździ blisko limitu lub nieznacznie poniżej — oszczędza czas administracyjny, nie trzeba prowadzić szczegółowej ewidencji każdego wyjazdu
- Kilometrówka jest lepsza, gdy faktyczny miesięczny przebieg znacznie przekracza limit ryczałtu (np. handlowiec jeżdżący 1500 km miesięcznie) — pozwala rozliczyć pełne koszty
- Przy przebiegu poniżej limitu ryczałtu: ryczałt wypłacony w pełnej kwocie limitowej daje pracownikowi zwrot wyższy niż faktyczny koszt — co jest korzystne
Warto też pamiętać, że ryczałt ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu za każdy dzień nieobecności pracownika (choroba, urlop, inna nieobecność), o ile przepisy wewnętrzne firmy tak stanowią.
Jak prawidłowo udokumentować ryczałt?
Do wypłaty ryczałtu wystarczy umowa między pracodawcą a pracownikiem określająca miesięczny limit kilometrów oraz oświadczenie pracownika potwierdzające używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Nie jest wymagana szczegółowa ewidencja wyjazd po wyjeździe — to główna zaleta ryczałtu nad kilometrówką. Pracodawca powinien jednak dysponować numerem rejestracyjnym pojazdu i potwierdzeniem jego pojemności silnika.
Aby porównać, ile otrzymasz przy ryczałcie i kilometrówce, oraz sprawdzić limit zwolniony podatkowo dla Twojej miejscowości, skorzystaj z kalkulatora ryczałtu samochodowego na Liczbnik.pl. Wystarczy podać miasto, pojemność silnika i szacowany miesięczny przebieg — kalkulator wskaże optymalną formę rozliczenia.