Стаття має інформаційний характер і не є податковою чи юридичною порадою. Терміни впровадження KSeF та детальні правила можуть змінюватися — актуальний правовий стан перевіряйте в офіційних повідомленнях Міністерства фінансів.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) — це центральна платформа Міністерства фінансів для виставлення, пересилання та зберігання рахунків-фактур у стандартизованому електронному форматі. Структурований рахунок-фактура відрізняється від звичайного PDF тим, що зберігається у форматі XML, узгодженому зі зразком, опублікованим міністерством, що дозволяє автоматично обробляти дані бухгалтерськими системами та податковими органами.
Що таке структурований рахунок-фактура
Структурований рахунок-фактура — це електронний документ, виставлений відповідно до зразка логічної структури (XML-схеми), наданого Міністерством фінансів, надісланий до KSeF і там зареєстрований. На відміну від рахунку-фактури у PDF чи сканованого паперового документа, структурований рахунок-фактура має однозначно визначені поля — номер, дати, дані сторін, товарні позиції, ставки ПДВ — що усуває помилки інтерпретації при бухгалтерському обліку.
Після надсилання до системи рахунок-фактура отримує унікальний ідентифікаційний номер, наданий KSeF, який стає доказом його виставлення та прийняття системою.
Коли KSeF стає обов'язковим
Обов'язкове застосування KSeF впроваджується поетапно, з розрізненням великих та інших підприємців. Терміни неодноразово переносилися в ході законодавчих робіт, тому перед плануванням впровадження у фірмі слід перевірити актуальний графік на сайті Міністерства фінансів та в опублікованих виконавчих актах. Незалежно від остаточної дати обов'язку, користування KSeF вже сьогодні доступне добровільно для всіх платників ПДВ.
Як виглядає процес виставлення рахунку-фактури в KSeF
- Підприємець готує рахунок-фактуру у своїй бухгалтерській чи фактурувальній системі відповідно до XML-схеми KSeF.
- Система надсилає файл XML до KSeF через інтерфейс API або застосунок платника, наданий міністерством.
- KSeF перевіряє коректність структури документа і надає ідентифікаційний номер рахунку-фактури.
- Рахунок-фактура стає доступним для покупця в системі — його вже не потрібно надсилати поштою чи електронною поштою.
- Обидві сторони транзакції можуть завантажити рахунок-фактуру з KSeF у будь-який момент, що полегшує архівування.
Приклад: вплив на документообіг у малій фірмі
Сервісна фірма, що виставляє щомісяця 60 рахунків-фактур на продаж, при переході на KSeF припиняє надсилати їх вручну електронною поштою клієнтам. Замість цього вона інтегрує свою фактурувальну систему з API KSeF — одноразова вартість впровадження інтеграції у постачальника програмного забезпечення зазвичай становить від 500 до 3000 злотих, залежно від складності системи. Натомість фірма економить час на ручній розсилці і отримує впевненість, що кожен рахунок-фактура потрапив до податкової системи у встановлений термін.
Переваги та виклики впровадження
До головних переваг належать: автоматичне архівування рахунків-фактур протягом 10 років без додаткових витрат, швидше повернення ПДВ для платників, які користуються KSeF (скорочений законом термін повернення), а також зменшення ризику суперечок про дату вручення рахунку-фактури. Викликом залишається необхідність адаптації бухгалтерських систем, навчання працівників та забезпечення стабільного доступу до інтернету й автентифікації (наприклад, кваліфікованим підписом, фірмовою печаткою чи довіреним профілем).
Якщо хочете швидко розрахувати суми нетто та брутто на нових рахунках-фактурах: Калькулятор ПДВ →
Часті запитання про KSeF та структуровані рахунки-фактури
Чи рахунок-фактура з KSeF замінює паперовий рахунок-фактуру?
Так, структурований рахунок-фактура, виставлений і зареєстрований у KSeF, має повну юридичну силу рахунку-фактури з ПДВ і не вимагає додаткового виставлення паперової версії чи PDF.
Чи потрібна спеціальна програма для виставлення рахунків-фактур у KSeF?
Можна користуватися безкоштовним застосунком платника, наданим Міністерством фінансів, або інтегрувати власну фактурувальну систему з інтерфейсом API KSeF — вибір залежить від масштабу діяльності.
Як автентифікуватися в KSeF?
Доступні методи включають кваліфікований електронний підпис, кваліфіковану печатку фірми, довірений профіль (для фізичних осіб) та токен, що генерується в системі після попередньої авторизації.
Що відбувається, якщо KSeF недоступний (збій системи)?
У разі збою системи передбачено офлайн-режим, що дозволяє виставляти рахунки-фактури поза KSeF з обов'язком подальшого надсилання їх до системи, коли доступність буде відновлено.
Чи коригувальні рахунки-фактури також потрапляють до KSeF?
Так, коригувальні рахунки-фактури виставляються і надсилаються до KSeF за аналогічними правилами, що й первинні рахунки-фактури, зі збереженням посилання на ідентифікаційний номер коригованого рахунку-фактури.
Чи рахунки-фактури для споживачів (B2C) також підлягають KSeF?
Правила щодо рахунків-фактур B2C можуть відрізнятися від B2B — варто перевірити актуальний обсяг обов'язку у виконавчих актах, оскільки в ході законодавчих робіт цей обсяг змінювався.
Як довго рахунки-фактури зберігаються в KSeF?
Система зберігає структуровані рахунки-фактури протягом періоду, що випливає з положень про давність податкових зобов'язань, зазвичай кілька років, що звільняє підприємця від необхідності власного архівування.
Чи KSeF стосується лише великих фірм?
Ні, врешті-решт обов'язок охопить більшість платників ПДВ, включно з мікро- та малими фірмами, хоча графік впровадження буває диференційованим залежно від розміру платника.
Чи користування KSeF платне?
Доступ до базового застосунку платника KSeF, наданого Міністерством фінансів, безкоштовний. Витрати можуть виникнути лише при інтеграції з власною бухгалтерською системою у постачальника програмного забезпечення.
Що отримує фірма завдяки ранньому, добровільному впровадженню KSeF?
Раннє впровадження дає час протестувати процеси, навчити працівників та уникнути організаційних проблем на момент, коли користування системою стане обов'язковим.