Kalkulator kosztów podróży służbowej 2026

Dieta krajowa w 2026 roku wynosi 45 zł za każdą dobę podróży służbowej. Stawka ta obowiązuje od 2023 roku i jest określona rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej. Dieta przysługuje za każdy pełny dzień delegacji, niezależnie od liczby faktycznie przepracowanych godzin.

Całkowity koszt podróży służbowej to suma: diety dobowej pomnożonej przez liczbę dni, kosztów dojazdu (paliwo, bilety, ryczałt za km), kosztów noclegów oraz innych wydatków służbowych. Kalkulator automatycznie sumuje wszystkie składniki i pokazuje zarówno kwotę łączną, jak i koszt przypadający na jeden dzień delegacji.

Tak, dieta krajowa wypłacona do wysokości ustawowej (45 zł/dobę) jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych i wolna od składek ZUS. Nadwyżka ponad limit ustawowy traktowana jest jak wynagrodzenie i podlega pełnemu opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Pełna dieta dobowa (45 zł) przysługuje, gdy podróż służbowa trwa dłużej niż 8 godzin. Przy podróży od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety (22,50 zł), a powyżej 12 godzin — pełna dieta. Kalkulator zakłada pełne doby delegacji przy podanej liczbie dni.

Koszty podróży służbowej obejmują: diety dobowe, koszty dojazdu (bilety komunikacji publicznej lub ryczałt za przejazd własnym samochodem), koszty noclegów (faktury lub ryczałt 45 zł/noc), opłaty za przejazd autostradami i parkingi oraz inne uzasadnione wydatki służbowe zatwierdzone przez pracodawcę.

Stawka ryczałtu za przejazd prywatnym samochodem w delegacji wynosi 0,89 zł/km dla pojazdów o pojemności silnika do 900 cm³ oraz 1,15 zł/km dla samochodów powyżej 900 cm³. Stawki te są określone rozporządzeniem i stanowią górny limit kosztów zaliczanych do delegacji bez podatku.

Zleceniobiorca może otrzymać zwrot kosztów podróży służbowej, jeśli takie postanowienie zawiera umowa zlecenie. Zwolnienie podatkowe do ustawowych limitów obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy umowa zlecenie wyraźnie przewiduje możliwość odbycia podróży służbowej i zwrotu kosztów z niej wynikających.

Koszty podróży służbowej należy dokumentować: poleceniem wyjazdu służbowego, oryginalnymi fakturami lub rachunkami za noclegi, paragonami za inne wydatki oraz oświadczeniem pracownika o liczbie przejechanych kilometrów w przypadku użycia prywatnego samochodu. Dokumenty powinny zawierać datę, cel wyjazdu i podpis przełożonego.

Ryczałt za nocleg w delegacji krajowej wynosi 45 zł za noc (150% diety dobowej). Ryczałt przysługuje, gdy pracownik nie przedłożył rachunku za hotel. Jeśli pracodawca zapewnił nocleg bezpłatnie lub pracownik nie poniósł kosztów noclegu, ryczałt nie przysługuje.

Ten kalkulator jest przeznaczony wyłącznie do obliczania kosztów krajowych podróży służbowych. Delegacje zagraniczne rządzą się odrębnymi przepisami: stawki diet zależą od kraju docelowego i mogą być wielokrotnie wyższe niż krajowe 45 zł. Do obliczania kosztów delegacji zagranicznej skorzystaj z dedykowanego kalkulatora diet zagranicznych.