Kalkulator kosztów delegacji krajowej

Koszty delegacji krajowej składają się z diety dobowej (45 zł/dzień od 2023 roku), ryczałtu za przejazd własnym samochodem (0,89 zł/km dla samochodów do 900 cm³ lub 1,15 zł/km powyżej), kosztów noclegów oraz innych wydatków związanych z podróżą. Kalkulator automatycznie uwzględnia wszystkie te składniki.

Dieta krajowa w 2026 roku wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej. Dieta przysługuje za każdy dzień delegacji, niezależnie od liczby godzin spędzonych poza miejscem zamieszkania lub stałego miejsca pracy.

Stawka ryczałtu za przejazd prywatnym samochodem w delegacji wynosi 0,89 zł/km dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm³. Dla samochodów powyżej 900 cm³ stawka wynosi 1,15 zł/km. Kalkulator używa stawki 0,89 zł/km jako wartości domyślnej.

Liczbę noclegów oblicza się jako liczba dni delegacji minus 1. Na przykład delegacja 2-dniowa oznacza 1 nocleg, a 5-dniowa — 4 noclegi. Kalkulator automatycznie wyliczy całkowite koszty noclegów na podstawie ceny za jedną dobę hotelową.

Tak. Pracodawca może przyznać pracownikowi wyższe diety lub wyższy ryczałt za km niż wynikający z rozporządzenia. Kwoty wyższe niż ustawowe podlegają jednak opodatkowaniu i oskładkowaniu ZUS. Kwoty do ustawowych limitów są zwolnione z podatku dochodowego.

Dieta krajowa wypłacona do wysokości ustawowej (45 zł/dzień) jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz wolna od składek ZUS. Nadwyżka ponad tę kwotę traktowana jest jak wynagrodzenie i podlega opodatkowaniu.

Dieta przysługuje pracownikowi, który na polecenie pracodawcy wykonuje zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. Wyjazd musi trwać dłużej niż 8 godzin, żeby przysługiwała pełna dieta dobowa.

Osoby zatrudnione na umowie zlecenie nie są automatycznie uprawnione do diet — to zależy od zapisów w umowie. Jeśli umowa zlecenie przewiduje zwrot kosztów podróży, to i tak zwolnienie podatkowe obowiązuje jedynie do wysokości ustawowych limitów.

Koszty delegacji dokumentuje się poleceniem wyjazdu służbowego, fakturami lub rachunkami za noclegi, paragonami za inne wydatki oraz oświadczeniem o przejechanej liczbie kilometrów. Dokumentacja powinna zawierać datę, cel wyjazdu, trasę i potwierdzenie pracodawcy.

Ten kalkulator jest przeznaczony wyłącznie do obliczania kosztów delegacji krajowych. Stawki diet za delegacje zagraniczne są zróżnicowane w zależności od kraju docelowego i określone w odrębnym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Do obliczeń zagranicznych użyj kalkulatora diety zagranicznej.