Рахунок-фактура (faktura VAT) — ключовий документ у польському бізнесі. Він підтверджує операцію, дає право на відрахування VAT і є основою бухгалтерського обліку. У 2026 році вимоги до фактур регулюються Законом про ПДВ (Ustawa o VAT) і підзаконними актами. Розберемо, що повинна містити правильна фактура.
Обов'язкові реквізити фактури VAT
Відповідно до ст. 106е Закону про VAT, кожна фактура повинна містити:
- Дату виставлення фактури;
- Порядковий номер (унікальний для кожної фактури в межах серії);
- NIP продавця (ідентифікаційний номер платника податків);
- NIP покупця (якщо покупець — підприємець);
- Дані продавця: повне ім'я/назва компанії та адреса;
- Дані покупця: повне ім'я/назва та адреса;
- Дата виконання послуги або поставки товару (якщо відрізняється від дати виставлення);
- Назва та опис товару/послуги;
- Кількість та одиниця виміру;
- Ціна нетто (без VAT) за одиницю;
- Знижки (якщо застосовуються);
- Загальна сума нетто;
- Ставка VAT;
- Сума VAT;
- Загальна сума брутто (з VAT).
Терміни виставлення фактури
Стандартний термін виставлення фактури — до 15-го числа місяця, наступного за місяцем, у якому відбулася поставка або виконання послуги. Якщо оплата надійшла до виконання послуги (аванс), фактуру потрібно виставити до 15-го числа місяця після отримання оплати.
Фактуру не можна виставити раніше ніж за 30 днів до дати поставки або виконання послуги (з деякими винятками для регулярних послуг).
Фактура для фізичних осіб
Якщо покупець — звичайна фізична особа (не підприємець), вона може вимагати фактуру протягом 3 місяців з моменту придбання. Підприємець зобов'язаний виставити фактуру за запитом. Без запиту — виставляти не обов'язково (достатньо касового чека).
KSeF — електронна система фактур
З 2026 року в Польщі активно впроваджується KSeF (Krajowy System e-Faktur) — національна система електронних фактур. Фактури виставляються через державну платформу, отримують унікальний номер KSeF і зберігаються централізовано. Для великих підприємців обов'язковість KSeF вже набрала чинності, для малих і мікропідприємців терміни уточнюються — слідкуйте за офіційними оголошеннями Міністерства фінансів.
Переваги KSeF:
- автоматичний обмін фактурами між контрагентами;
- прискорений повернення VAT (до 40 днів замість 60);
- спрощений контроль та менший ризик помилок.
Коригувальна фактура (faktura korygująca)
Якщо у виставленій фактурі виявлено помилку або умови угоди змінилися (наприклад, повернення товару), виставляється коригувальна фактура. Вона повинна містити номер і дату оригінальної фактури, причину коригування та нові значення.
Фактура без VAT (dla nievatowców)
Підприємці, які не є платниками VAT (або звільнені від VAT), виставляють звичайний рахунок (rachunek) або так звану «фактуру без VAT». У ній не зазначаються ставка та сума VAT, а також NIP не обов'язковий, якщо обидві сторони — фізичні особи.
Відповідальність за помилки
Виставлення фактури з помилками або затримка можуть призвести до:
- позбавлення права покупця на відрахування вхідного VAT;
- штрафних санкцій від податкової;
- необхідності виставляти коригувальну фактуру та перераховувати VAT.
Висновок
Правильно оформлена фактура — запорука спокійної роботи та відносин з податковою. Переконайтеся, що у вас є всі обов'язкові реквізити і ви дотримуєтесь термінів. Щоб розрахувати суму VAT на фактурі або перевірити нетто/брутто, скористайтесь нашим калькулятором ПДВ Liczbnik.