Стаття має інформаційний характер і не є податковою порадою. Правила перевірки контрагентів і солідарної відповідальності у VAT детально регламентовані — у разі сумнівів проконсультуйтеся з податковим консультантом.
Biała lista podatników VAT — це відкритий, електронний реєстр, який веде Krajowa Administracja Skarbowa, у якому кожен може перевірити статус VAT свого контрагента і номери його банківських рахунків, зареєстрованих у податковій. Для підприємців це не лише інформаційний інструмент — регулярне користування ним захищає від серйозних податкових наслідків.
Що можна перевірити в białej liście
Реєстр містить, зокрема:
- інформацію про те, чи даний суб'єкт зареєстрований як активний платник VAT, звільнений, чи був виключений з реєстру (і з якої причини),
- номер NIP, REGON, назву компанії і адресу місцезнаходження,
- номери розрахункових рахунків, заявлених платником податків до податкової (так звані фірмові рахунки, у тому числі рахунки VAT),
- дату реєстрації, можливого виключення і відновлення в реєстрі VAT.
Реєстр доступний безкоштовно онлайн і дозволяє перевірити дані як на поточну дату, так і на будь-який день у минулому — що важливо при перевірці операцій з минулого, наприклад, під час податкової перевірки.
Чому варто перевіряти рахунок контрагента перед переказом
Якщо підприємець здійснює платіж за рахунком-фактурою вартістю понад 15 000 злотих (або еквівалент цієї суми) на рахунок, якого немає в білому списку, він наражається на два серйозні наслідки:
- Неможливість зарахувати витрату до витрат, що зменшують оподатковуваний дохід у тій частині, у якій платіж потрапив на рахунок поза реєстром.
- Солідарну відповідальність з контрагентом за його заборгованість з VAT, що випливає з цієї конкретної операції — податкова може вимагати сплати недоплаченого податку також від покупця.
Як уникнути негативних наслідків
Закон передбачає захисний механізм — якщо протягом 7 днів від дня доручення переказу (14 днів для платежів, здійснюваних платниками, які розраховуються поквартально в рамках малого платника VAT у деяких випадках) платник податків повідомить про цей факт начальнику податкової, відповідальної за виписувача рахунку-фактури, на бланку ZAW-NR, він уникає як солідарної відповідальності, так і виключення витрати з податкових витрат.
Числовий приклад
Будівельна компанія отримала рахунок-фактуру на 45 000 злотих брутто від субпідрядника. Через помилку бухгалтер оплатила рахунок на інший рахунок, ніж вказаний у білому списку. Виявивши помилку (через 3 дні після переказу), компанія негайно подала повідомлення ZAW-NR до податкової, відповідальної за субпідрядника. Завдяки поданню в термін 7 днів компанія зберігає право зарахувати 45 000 злотих у витрати і уникає солідарної відповідальності за можливу заборгованість з VAT субпідрядника, пов'язану з цим рахунком-фактурою.
Split payment і biała lista
Оплата в механізмі поділеного платежу (split payment) на рахунок VAT контрагента, навіть якщо основний розрахунковий рахунок не значиться в білому списку, звільняє покупця від солідарної відповідальності і ризику виключення витрати з витрат — це додатковий, практичний захист при платежах понад поріг 15 000 злотих.
Хто повинен регулярно перевіряти białą listę
Перевірка особливо важлива для компаній, які регулярно здійснюють великі перекази (понад 15 000 злотих) на користь нових чи менш відомих контрагентів, особливо в галузях високого ризику (будівництво, торгівля паливом, металобрухтом, електронікою), де карусельні шахрайства з VAT трапляються частіше.
Перевірте розрахунок VAT своєї компанії: Калькулятор VAT →
Часті запитання про białą listę podatników VAT
Від якої суми операції потрібно перевіряти białą listę?
Обов'язок практичної перевірки стосується платежів понад 15 000 злотих (або еквівалента цієї суми) за одну операцію, документовану рахунком-фактурою, виставленим активним платником VAT.
Скільки часу я маю на подання ZAW-NR після помилкового переказу на неправильний рахунок?
7 днів від дня доручення переказу в більшості випадків. Повідомлення подається начальнику податкової, відповідальної за виписувача рахунку-фактури, а не за покупця.
Чи split payment звільняє від необхідності перевіряти białą listę?
Оплата в механізмі поділеного платежу на рахунок VAT контрагента захищає від солідарної відповідальності і виключення витрати незалежно від того, чи основний рахунок значиться в білому списку, але все одно варто перевіряти статус VAT контрагента з інших бізнесових причин.
Чи biała lista показує історичні дані, чи лише поточний стан?
Реєстр дозволяє перевірити статус платника податків і рахунки також на обрану дату в минулому, що дозволяє перевірити, як виглядали дані на день здійснення конкретного, попереднього платежу.
Чи кожен фірмовий рахунок контрагента повинен бути в białej liście?
Ні, лише розрахункові рахунки, заявлені платником податків до податкової в рамках податкової ідентифікації, автоматично публікуються. Платіж повинен потрапляти саме на один із таких заявлених рахунків.
Чи наслідки стосуються також платежів між приватними особами?
Ні, положення про białą listę і солідарну відповідальність стосуються операцій між платниками VAT, документованих рахунком-фактурою, а не звичайних споживчих операцій між фізичними особами, які не ведуть діяльності.
Чи оплата платіжною карткою чи через посередницькі системи підпадає під ті самі правила?
Правила стосуються переказів на банківський рахунок контрагента. Платежі, здійснювані через деякі посередницькі системи (наприклад, платіжні установи), можуть підпадати під окремі регуляції — варто перевірити це з бухгалтером у конкретному випадку.
Чи виключення контрагента з реєстру VAT потрібно перевіряти при кожному рахунку-фактурі?
На практиці рекомендується регулярно перевіряти статус VAT контрагента, особливо при першій співпраці та при операціях великої вартості, оскільки статус платника податків може змінюватися з часом.
Що загрожує за неперевірку białej listy при великій операції?
Відсутність перевірки і неповідомлення про платіж на рахунок поза реєстром у термін 7 днів призводить до відсутності права зарахувати цю частину витрати до податкових витрат та ризику солідарної відповідальності за заборгованість контрагента з VAT, пов'язану з цією операцією.
Чи biała lista охоплює також іноземних підприємців, зареєстрованих для VAT у Польщі?
Так, у реєстрі також знаходяться іноземні суб'єкти, зареєстровані як платники VAT у Польщі, якщо вони відповідають умовам національної реєстрації згідно з положеннями.